Les entreprises doivent être préparées à une catastrophe. Il est préférable de se préparer à une catastrophe avant qu’elle ne se produise que d’essayer de s’en remettre après coup, ce qui peut vous coûter du temps et de l’argent. Dans cet article, nous allons examiner cinq moyens simples qui permettent à votre entreprise de s’assurer qu’en cas de problème, vous êtes prêt à y faire face :
Calculez vos pertes
Tout d’abord, vous devez faire l’inventaire des biens que vous possédez. Il ne s’agit pas seulement de votre bâtiment, mais de tous les articles qu’il contient, qu’ils soient physiques ou électroniques.
La première étape consiste à calculer le coût de ces articles à leur valeur de détail. Ensuite, ajoutez 20 % pour la dépréciation et 10 % pour les franchises d’assurance et autres dépenses liées aux pertes (comme les frais de déménagement). Le total de tout cela est ce que vous pouvez attendre d’une réclamation après une catastrophe.
Commencez par un plan de continuité des activités
La première et la plus importante chose que votre entreprise puisse faire pour se préparer à un désastre est de créer un plan de continuité des activités (PCA). Un PCA est un ensemble de politiques, de procédures, de listes de contrôle et d’autres informations qui décrivent comment votre entreprise continuera à fonctionner après une urgence.
La portée de ce plan doit être large et inclure tous les aspects de vos opérations : des procédures de sauvegarde des données à la formation des employés aux plans d’urgence. Vous devez le réviser régulièrement afin que tout changement puisse être intégré dans la prochaine mise à jour.
Créez un plan de reprise après sinistre
Avant d’entamer le processus de rédaction de votre propre plan de reprise après sinistre, il est important de commencer par définir le problème. À quoi ressemble un désastre ? Est-ce quelque chose qui se produit rarement ou fréquemment ? Existe-t-il des signes avant-coureurs de ce type d’événement ?
Une fois que vous avez une idée du type de situation qui pourrait justifier un plan de reprise après sinistre, vous pouvez commencer à en créer un pour vous-même. Il est important non seulement de fixer des objectifs, mais aussi de savoir pourquoi ces objectifs sont importants et comment ils profiteront à votre organisation s’ils sont atteints. Par exemple : « Je veux que les membres de mon personnel puissent travailler à distance dans les 72 heures suivant la destruction de nos installations par un incendie » est plus efficace que « Je veux que tous les employés puissent faire leur travail même si leur immeuble de bureaux est détruit par un incendie. » Une bonne pratique consiste non seulement à déterminer les mesures à prendre pour atteindre ces objectifs, mais aussi à noter les ressources qui seront nécessaires pour les réaliser (comme l’accès à Internet) et le temps à consacrer à chacun d’eux (par exemple : trois heures par semaine).
Il est important de ne pas se contenter de fixer des objectifs ambitieux, mais de rester réaliste quant au temps qu’il faudra pour les atteindre – d’autant que les choses ne se passent pas toujours comme prévu !
Envisagez tous les risques possibles
Lorsqu’on envisage la reprise après sinistre et la continuité des activités, il est important d’envisager tous les risques possibles. Par exemple :
- Considérez les risques qui se sont produits dans le passé. Si votre entreprise a déjà subi des pertes importantes, vous devez réfléchir à la manière de les éviter la prochaine fois.
- Envisagez les risques qui se sont produits dans d’autres endroits ; si une entreprise ou une communauté voisine a subi une catastrophe, vous devriez vous renseigner sur la façon dont elle a réagi et sur la façon dont son expérience pourrait être utile à vos propres objectifs.
- Considérez les risques qui se sont produits dans d’autres industries ; par exemple, si une raffinerie de pétrole a explosé à proximité de votre lieu de travail mais pas directement sur le vôtre – y a-t-il quelque chose dans la réponse des entreprises touchées qui pourrait aider à informer la vôtre ?
- Enfin, demandez-vous si vous pouvez tirer des leçons des catastrophes qui touchent d’autres entreprises. Y a-t-il d’autres entreprises qui sont confrontées à des dangers similaires (comme les inondations) ou qui ont surmonté des défis similaires (comme les coupures de courant) ?
Protégez vos biens et vos objets de valeur contre les catastrophes naturelles
- Vous devez vous assurer que vous disposez d’une couverture d’assurance suffisante pour protéger vos biens et vos objets de valeur contre les catastrophes naturelles.
- Vous devez également vous assurer que vos employés sont couverts par des polices d’assurance personnelles ou professionnelles, ainsi que par tout régime spécial de soins de santé dont ils peuvent bénéficier.
- Les effets personnels de vos clients doivent être assurés en cas de vol ou d’incendie. Assurez-vous que toute personne qui entre en contact avec eux (comme une serveuse) est également couverte.
- L’emplacement de votre entreprise peut jouer un rôle majeur dans son degré de préparation aux catastrophes naturelles. Par exemple, si vous êtes situé dans une zone sujette aux inondations ou aux incendies, envisagez de déménager dans un endroit plus sûr avant que quelque chose ne se produise !
Sachez que vous êtes préparé à toute éventualité de catastrophe et que vous pouvez maintenir votre entreprise en activité quoi qu’il arrive
En conclusion, nous espérons que vous avez maintenant une meilleure compréhension de la manière de préparer votre entreprise à toute catastrophe. Les cinq étapes simples décrites ci-dessus sont tout ce qu’il faut pour assurer la sécurité et la continuité de votre entreprise. Nous vous encourageons à suivre ces conseils et à les mettre en pratique, afin que vous puissiez dormir sur vos deux oreilles en sachant que votre entreprise est prête à tout !
Si vous suivez ces étapes et vous assurez que votre entreprise est préparée à une catastrophe, vous serez dans la meilleure position pour continuer à gérer votre entreprise. Vous serez en mesure d’aider vos employés à rester en sécurité pendant qu’ils travaillent à la récupération et à se remettre sur pied après une situation d’urgence. De plus, vos clients sauront qu’ils peuvent continuer à compter sur vous aussi longtemps que possible pendant les périodes difficiles.
